1. Fundamento de los costos
Los costos de adquisición o fabricación de bienes y/o prestación de servicios, se fundamentan en la naturaleza del ente económico, en la planificación de las actividades operativas, en las características de los productos y en los procesos y procedimientos empleados en la producción; se integran al sistema de contabilidad y se apoyan en el sistema de información y en el sistema de control interno existentes, especialmente en las funciones relacionadas con los procesamientos y controles de las operaciones, los valores monetarios imputables a los productos y la generación y presentación de informes.
Si bien es cierto que los costos se originan como consecuencia de las operaciones que realizan en una entidad para confeccionar o fabricar sus productos, los mismos deben ser cuidadosa y objetivamente planificados y estructurados, de conformidad con las condiciones administrativas y el ambiente en que se desarrollan las actividades de producción, por lo cual desde el momento en que se diseña un producto, independientemente de que se trate de un bien material o de la prestación de un servicio, de manera paralela debe diseñarse su estructura de costos, según los insumos, ingredientes, trabajos y equipos necesarios para su elaboración, tanto para determinar los beneficios brutos y netos que dicho producto puede proporcionar como para el establecimiento de los controles que se necesiten, con la finalidad de garantizar su éxito en la satisfacción de las necesidades a la comunidad hacia la cual está dirigido, así como asegurar su mayor contribución posible en la generación de beneficios a la entidad que lo produce, objetivo primordial de toda empresa lucrativa. Cuando los productos se elaboran en condiciones de economicidad, en un ambiente controlado y seguro, llenan las expectativas de los consumidores y se venden a precios justos y competitivos, pueden asegurar su éxito en el presente y el futuro y contribuir con la generación de las utilidades de la empresa en mayores proporciones y durante un tiempo más prolongado que cuando no se cumplen estas condiciones. Y esto sólo puede lograrse con una planificación adecuada, diseños apropiados y una eficiente y eficaz administración de los productos elaborados, de los procesos de fabricación y de los recursos utilizados en su elaboración.
2. Técnicas de costos
Las técnicas de costos se refieren a la manera como se recoleccionan, clasifican, computan, registran, acumulan, asignan e informan los datos de las operaciones que ejecutan en un ente económico en la elaboración de sus productos. Por tanto, además de conocer la esencia de los productos objeto de fabricación y costeo, debe tenerse conocimiento acerca de las clases de materias primas, materiales y demás insumos que se necesitan y las formas como los mismos son transformados o modificados e incorporados a los productos finales; como también debe tenerse información sobre las clases y calidades de trabajo humano necesarios para la adecuada conversión de aquellos en productos de óptima calidad; y por su parte, debe tenerse claridad sobre las tareas, actividades y procesos que se realizan, así como de los equipos y maquinarias que intervienen en los diferentes procesos o etapas del ciclo de fabricación, puesto que cada entidad tiene una forma particular de elaborar los bienes o prestar los servicios que pone a disposición de su mercado de clientes.
Eso significa que las técnicas de costeo tienen que responder objetivamente y sincronizarse con las condiciones de fabricación que se encuentran en funcionamiento en un ente económico, puesto que en el mismo sentido en que los materiales y materias primas, el trabajo humano y los demás recursos económicos se integran y conforman los productos elaborados, con sus respectivas especificaciones y características particulares, los valores monetarios de cada elemento se clasifican, registran, acumulan, asignan e integran los costos de dichos productos. Esta es una forma muy utilizada de cuantificar y reconocer el valor agregado que se conforma a través de la operación y la gestión empresarial.
3. Diferencia entre costos y gastos
Los costos son valores imputables a recursos económicos que pueden estar disponibles para la venta, ser utilizados en las actividades empresariales o destinarse a cualesquiera otras causas y, como tal, tienen la cualidad de ser susceptibles de convertirse en dinero. Por consiguiente y en condiciones normales, un bien adquirido, fabricado o formado por un ente económico constituye un activo, tal como un producto o un conjunto de artículos que forman parte de un inventario o cualesquiera otros bienes que reúnan las características de los activos, razón por la cual sus valores se clasifican, registran y presentan en sus grupos de activos respectivos, en los que efectivamente correspondan, según su naturaleza o su destinación. Por tanto, los importes de estos bienes o recursos solamente pueden ser cargados a los resultados del ejercicio en el período en que los mismos sean vendidos, consumidos o dados de baja.
Por su parte, los gastos están relacionados con erogaciones, consumos, amortizaciones o causaciones que se necesitan para realizar las operaciones y actividades correspondientes al desarrollo de las funciones de mercadeo, ventas, administración y financiamiento y, por ende, se cargan a los resultados del período en se causan o reconocen. En otros términos, el momento en que se causa o reconoce el costo de un recurso, el valor correspondiente representa un activo y se registra como tal; mientras que cuando se causa o reconoce un gasto, su importe se carga a los resultados del ejercicio económico correspondiente.
4. Periodo de costos
Es el lapso que toman en una entidad para los fines relacionados con la presentación de su información contable y/o financiera, el cual puede ser semanal, quincenal, mensual, bimestral, semestral o de otras duraciones más o menos prolongadas, dependiendo de las necesidades de información o administrativas del ente económico.
Desde el punto de vista práctico, se puede decir que el período de costos es equivalente al período contable, esto es, el lapso que cubren los estados financieros que preparan los administradores y contadores de la entidad para los usuarios de dicha información, puesto que carece de sentido práctico tener un período contable para unos fines y un período de costos para otros.
5. Unidad de costo
Siempre existe la necesidad de medir, de alguna manera, el volumen de productos procesados o elaborados en un sistema de producción. Independientemente de la forma que se utilice para la presentación o medición de los materiales o materias primas, los productos finales deben tener su propia unidad de medida y ésta, cualquiera que sea, para los efectos relacionados con su manejo y costeo se conoce como unidad de costo.
Se conocen como unidad de producción, las unidades de medida de los productos que elaboran en las entidades manufactureras, tales como el metro, la yarda, el gramo, la onza, la libra, el kilogramo, la arroba, el litro, el galón, la docena, la tonelada métrica, la pieza, el barril, el metro cúbico, el pie cuadrado y muchas otras más, dependiendo de las características físicas y/o químicas y de la presentación final de los productos.
6. Centro de costos
También conocidos como departamentos o centros de producción, están constituidos por un conjunto de personas, instalaciones, máquinas y equipos que participan en la realización de actividades similares o relacionadas entre sí en los procesos de producción o en la ejecución de funciones o servicios complementarios y necesarios para alcanzar los objetivos operativos o administrativos de una entidad. Cuando los procesos fabriles comprenden operaciones relativamente complejas, los directivos pueden considerar entre otras alternativas la de diseñar e implantar centros de costos o departamentos para el desarrollo de las funciones operativas y para controlar los consumos o usos de los elementos o recursos que intervienen en la producción, al tiempo que agregan a los productos los valores económicos correspondientes, para lo cual entre otras medidas establecen responsabilidades por áreas o niveles gerenciales, en la cuales comprometen a las personas que se encuentran al frente de las respectiva dependencias, haciéndolos justificar y rendir las cuentas relacionadas con los costos y/o gastos de su incumbencia. De esta manera, puede afirmarse que una estructura departamental apropiada contribuye con el establecimiento de los procedimientos y mecanismos de control que coadyuvan con el mejoramiento de la productividad y la economicidad en la fabricación de bienes, en la venta de servicios o en la administración de los negocios, según el caso.
